Сортировка Gmail сообщений

Что вы делаете, когда ваш аккаунт Gmail практически заполнен? Вы можете либо приобрести дополнительное пространство в учетной записи Google (стоит около 5 $ в год за 20 ГБ) или воспользуетесь более дешевым вариантом – проверьте ваш почтовый ящик  Gmail на предмет наличия сообщений, содержащих большие вложенные файлы. После этого вы можете удалить все бесполезные сообщения и восстановить размер доступного дискового пространства. 

Проблема заключается в том, как вы находите эти громоздкие сообщений в почтовом ящике Gmail, когда не предлагается никаких опций фильтрации и сортировки сообщений по размеру?

Конечно если у вас собственный сайт и почтовый сервер от nic.ua, вы вряд ли столкнетесь с подобными ограничениями. Однако владельцам бесплатных почтовых аккаунтов Gmail, приводимые далее рекомендации окажутся полезными.

Ранее, мы описывали программные средства и веб-приложения, которые помогут вам легко контролировать дисковое пространство в вашем Gmail аккаунте. Теперь появился новый вариант, который не требует установки дополнительных программ и Вам даже не нужно, для анализа, предоставлять доступ к Gmail сторонним сервисам  – эта опция называется Google Docs.

Сортировка сообщений Gmail по размеру вложений

Идея состоит в том, что Google Docs будет подключаться к Вашей почтовой учетной записи и вычислять размер каждого сообщения, которое присутствует в вашем почтовом ящике. Если он находит большие сообщения (размером боле 1 Мб), сервис заносит это сообщение в электронную таблицу.

Как будет составлен список всех больших сообщений, вы можете отсортировать таблицу по размеру одного из столбцов, чтобы найти большие письма. Или используйте параметр фильтра (значок в виде воронки), чтобы найти сообщения, которые попадают в определенный диапазоне ( например от 5 MB до <10 МБ). Нажмите на ссылку Просмотр, чтобы открыть соответствующее сообщение в Gmail, направить его на дополнительный адрес электронной почты или сразу удалить его из первичного списка Входящие для восстановления объема свободного пространства.

Это все теории вы должны знать, давайте теперь отложить эту программу в действии:

  1. Создайте копию этой таблицы в вашем аккаунте Google Docs.
  2. Меню Gmail появится в верхней части листа (через несколько секунд после открытия документа). Выберите Reset Canvas из меню Gmail для инициализации скрипта.
  3. Подтвердите разрешение предоставить Google Docs доступ к Gmail папке Входящие. Это совершенно безопасно, потому что ваша собственная учетная запись Google Docs запрашивает доступ к Gmail (см. исходный код ).
  4. Как только разрешение было предоставлено, выберите “Сканировать Почтовый ящик” из меню Gmail для запуска процесса сканирования.

Расслабьтесь и отдохните, потому что последний шаг может занять некоторое время в зависимости от размера вашего почтового ящика Gmail. Кроме того, если программа если вы случайно закрыли вкладку браузера во время выполнения скрипта, откройте опять этот файл, еще раз выберите “Сканировать Почтовый ящик” и скрипт возобновит сканирование с того места, где он был прерван.

Сканирование сообщений Gmail с триггером

Если ваш почтовый ящик Gmail содержит большое количество писем, вы также можете настроить время, управляемый триггером, чтобы скрипт автоматически без ручного вмешательства. В этом случае, вы можете даже закрыть вкладку браузера и скрипт будет работать в фоновом режиме. Вот как:

  1. В то время как документ Google открыт, перейдите в меню ToolsScript Editor. На следующем экране выберите Ресурсы – Current Script Triggers.
  2. Нажмите кнопку Add a New Trigger (Добавить новый триггер), измените активацию события со Spreadsheet на Time Driven и установите минутный таймер, который вызывает скрипт каждые 10 минут.
  3. Сохраните изменения, и разрешите сценарий, если возникнет такой запрос и закройте лист.

Как только все письма будут проанализированы, используйте функции сортировки или фильтрации в Google Docs, чтобы найти наибольшие сообщения электронной почты, примените к ним обычный ярлык, а затем используйте массовую авто-пересылку, чтобы отправить все эти сообщения на ваш дополнительный адрес электронной почты. Вот и все!

Советы по устранению неполадок: Если вы получаете сообщение об ошибке, содержащее текст: “Служба была вызвана слишком много раз в течение одного дня” или “Превышение максимального времени выполнения”, вы можете подождать некоторое время перед повторным запуском программы. Это работает сценарий ограничений Google Apps для предотвращения злоупотреблений.




Дополнительные материалы:

Share This

Поделитесь!

Если статья показалась Вам полезной.